เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า
ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศแบบ TPS
- มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก
- แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์การเป็นหลัก อย่างไรก็ตามในปัจจุบันหุ้นส่วนทางการค้าอาจจะมีส่วนในการป้อนข้อมูลและอนุญาตให้หน่วยงานที่เป็นหุ้นส่วนใช้ผลที่ได้จาก TPS โดยตรง
- กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกสองสัปดาห์
- มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก
- มีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก
- TPS จะคอยติดตามและรวบรวมข้อมูลภายหลังที่ผลิตข้อมูลออกมาแล้ว
- ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปและที่ผลิตออกมามีลักษณะมีโครงสร้างที่ชัดเจน (structured data)
- ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อย
- มีความแม่นยำค่อนข้างสูง การรักษาความปลอดภัย ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับ TPS
- ต้องมีการประมวลผลที่มีความน่าเชื่อถือสูง
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information Systems)
เป็นระบบที่ผู้บริหารระดับกลางต้องการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการสารสนเทศ โดยจะรวมทั้งสารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งอนาคต นอกจากนี้ระบบ MIS จะต้องให้สารสนเทศภายในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุมและปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้องและต้องเป็นข้อมูลที่ช่วยในการบริหารเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด ลักษณะของระบบ MIS ที่ดี สามารถสรุปได้ ดังนี้
- ระบบ MIS จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
- ระบบ MIS จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกันและสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆในองค์กร
- ระบบ MIS จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
- ระบบ MIS จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
- ระบบ MIS ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
- ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ทันต่อเหตุการณ์
- ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกำหนดเป้าหมายกลยุทธ์ และการวางแผนปฏิบัติการ
- ช่วยผู้ใช้ในการตรวจสอบประเมินผลการดำเนินงาน
- ช่วยผู้ใช้ในการศึกษา และวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา
- ช่วยลดค่าใช้จ่าย
ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems)
ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (OAS) เป็นระบบที่นำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่าง ๆ ของสำนักงานเพื่อประโยชน์ในการใช้งานและมีกิจกรรมดังต่อไปนี้
- การสื่อสารข้อมูลภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นบันทึกคำสั่งของผู้บริหาร จดหมายอีเล็กทรอนิกส์ และข่าวสารต่างๆ
- การจัดพิมพ์เอกสารได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้องและมีคุณภาพในการปฏิบัติงาน
- ใช้ควบคุมการทำงานของระบบโทรศัพท์ เช่น การรับข้อความจากผู้ที่โทรศัพท์เข้ามาในสำนักงานแล้วบันทึกเสียงไว้
- ออกแบบระบบสื่อสิ่งพิมพ์ต่างๆ
- การประชุมทางไกลผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
- การจัดระบบเอกสารอีเล็กทรอนิกส์
- การกำหนดการนัดหมายของผู้บริหารและการกำหนดเวลาต่าง ๆ
- การคำนวณพื้นฐานของสำนักงาน
- การจัดทำฐานข้อมูลของสำนักงานเป็นระบบสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารและอื่นๆ
- ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน
- การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง
- ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น
- ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน
- หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดีสำหรับหน่วยงานภายในที่ได้รับการบริการและการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems)
เป็นระบบสารสนเทศที่ตอบสนองความต้องการของผู้บริหาร โดยจัดทำรายงานเพื่อช่วยตัดสินใจของผู้บริหารระดับต่าง ๆ ด้วยการนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ผล เพื่อให้ได้ ทางเลือกในการตัดสินใจได้หลายๆทาง และให้ผู้ใช้ได้ตัดสินใจเลือกทางเลือกเอง
ข้อดี
- พัฒนาประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคล
- พัฒนาประสิทธิภาพในการแก้ปัญหา สามารถแก้ปัญหาได้รวดเร็ว ถูกต้อง
- มีความสะดวกในการติดต่อสื่อสาร ประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทางของผู้บริหาร โดยใช้ระบบ การประชุมระยะไกล ผ่านระบบเครือข่าย
- ส่งเสริมการเรียนรู้/การฝึกหัด ผู้ใช้สามารถศึกษากระบวนการใช้เหตุผลของระบบสนับสนุน เช่น ระบบผู้เชี่ยวชาญ (ES)
- เพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมองค์กร
ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems)
เป็นระบบสารสนเทศที่รวบรวมองค์ความรู้ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านต่างๆ เข้าด้วยกัน รวมทั้งปัจจัยต่างๆที่เกี่ยวข้อง สามารถนำเหตุการณ์ต่างๆมาประมวลเป็นภาพรวมเพื่อให้คำตอบแก่ผู้ใช้ระบบซึ่งระบบผู้เชี่ยวชาญนั้นจะแตกต่างจากระบบอื่นๆ อยู่มาก เนื่องจากระบบผู้เชี่ยวชาญจะเกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้ (Knowledge) มากกว่าสารสนเทศ และถูกออกแบบมาให้ช่วยในการตัดสินใจโดยใช้วิธีเดียวกับผู้เชี่ยวชาญที่เป็นมนุษย์
ข้อดี
- ช่วยในการเก็บความรู้ของผู้เชี่ยวชาญในด้านใดด้านหนึ่งไว้ ทำให้ไม่สูญเสียความรู้นั้น เมื่อผู้เชี่ยว ชาญต้องออกจากองค์กรหรือไม่ปฏิบัติงานได้
- ระบบเชี่ยวชาญ ช่วยขยายขีดความสามารถในการตัดสินใจให้กับผู้บริหารจำนวนมากพร้อมๆกัน
- สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลให้กับผู้ทำการตัดสินใจได้เป็นอย่างมาก
- ทำการตัดสินใจในแต่ละครั้งมีความใกล้เคียงและไม่ขัดแย้งกัน
- ช่วยลดการพึ่งพาบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
- มีความเหมาะสมที่จะเป็นระบบในการฝึกสอนอย่างมาก
- ช่วยรักษาความรู้ที่อาจสูญเสียไปเมื่อเกิดการลดออกของพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญ
- ช่วยทำให้ข้อมูลมีคุณภาพและมีศักยภาพในการนำมาใช้งานได้อย่างทันท่วงทีเมื่อต้องการ
- ช่วยทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์แปลกใหม่
- ช่วยป้องกันไม่ให้เกิดภาวะที่อาจเกิดกับมนุษย์ เช่น ความเมื่อยล้า ความสับสนวุ่นวาย หรือปัญหาด้านอารมณ์
- ใช้เป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ ด้านการตลาด การลดต้นทุน และการปรับปรุงพัฒนาสินค้า
ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems)
เป็นระบบสารสนเทศที่สนับสนุนผู้บริหารระดับสูง ด้วยการนำข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์กรมาประกอบการตัดสินใจ ในระดับกลยุทธ์และนโยบายขององค์กร หรือสามารถกล่าวได้ว่าระบบ EIS ก็คือส่วนหนึ่งของระบบ DSS ที่แยกออกมาเพื่อเน้นในการให้สารสนเทศที่สำคัญต่อการบริหารแก่ผู้บริหารระดับสูงสุด
ข้อดี
- ง่ายต่อการใช้งาน
- ใช้เวลาสั้นในการค้นหาสารสนเทศ
- ช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจสารสนเทศที่นำเสนออย่างชัดเจน
- ประหยัดเวลาในการดำเนินงาน
- สามารถติดตาม และจัดการสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- มีข้อจำกัดในการใช้งาน เพราะ EIS ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานเฉพาะอย่าง
- ยากต่อการประเมินประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ
- ไม่สามารถทำการประมวลผลที่ซับซ้อน หลากหลาย
- ยากต่อการจัดการข้อมูล
- ปัญหาด้านการรักษาความลับของข้อมูล
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น